Lợi ích chính của OKRs là gì?

Lợi ích của quá trình thiết lập mục tiêu theo OKRs là rõ ràng, dựa trên thực tế danh sách các công ty sử dụng chúng: Adobe, Google và Netflix đều đã triển khai OKRs để thành công đáng kinh ngạc. Mô hình OKRs là một cách mạnh mẽ để thể hiện mục tiêu của bất kỳ công ty nào. Nó có thể giúp sứ mệnh và tầm nhìn của công ty rõ ràng hơn, thúc đẩy sự tham gia của nhân viên.

Nhưng nếu bạn chỉ mới bắt đầu, bạn có thể tự hỏi điều gì làm cho OKRs có lợi như vậy, không chỉ trong việc thiết lập mà còn giúp các công ty, nhóm hay cá nhân đạt được các mục tiêu táo bạo nhất? Tại sao tôi nên bắt đầu sử dụng OKRs?

Trong một cuộc phỏng vấn với Harvard Business Review, John Doerr nói rằng có 5 lợi ích chính của OKRs.

5 lợi ích này đánh vần từ viết tắt F.A.C.T.S.

1. Focus – Tập trung: Tập trung là lợi ích đầu tiên của OKRs vì khi bạn đặt OKRs, bạn bị giới hạn số lượng. Có thể có nhiều hơn một mục tiêu, nhưng luôn luôn ít hơn năm mục tiêu. Ít hơn là tốt hơn. Mỗi mục tiêu nên ngắn gọn trên 1 dòng. Đối với các kết quả chính, bạn nên có không quá năm cho mỗi mục tiêu. Do sự cần thiết vốn có này để hạn chế số lượng điều cần tập trung vào, OKRs thực sự buộc phải đưa ra lựa chọn. Một chu kỳ OKRs nên bắt đầu bằng câu hỏi “Điều gì là quan trọng nhất trong ba (hoặc sáu hoặc mười hai) tháng tới?” Cách giới hạn này khiến OKRs khác với các hệ thống thiết lập mục tiêu khác bởi vì chúng mang đến cho chúng ta những lựa chọn thực sự có thể tạo ra sự khác biệt thực sự. Bằng cách giữ vững chỉ một vài OKRs hàng đầu, các nhà lãnh đạo cung cấp cho đội của họ một la bàn và đường cơ sở để đánh giá.

2. Alignment – Căn chỉnh: Một khi các mục tiêu hàng đầu được đặt ra là khi công việc thực sự bắt đầu. Khi họ chuyển từ lập kế hoạch OKRs sang thực thi, các nhà quản lý và những người đóng góp (nhân viên) cùng gắn kết các hoạt động hàng ngày của họ với tầm nhìn toàn công ty. Theo Harvard Business Review, các công ty có nhân viên được liên kết cao có khả năng trở thành những công ty hoạt động hàng đầu.

3. Commitment – Cam kết: Sau khi tập trung và liên kết đến các mục tiêu, toàn thể công ty sẽ cam kết thực hiện các OKRs. Lịch trình và các tài nguyên sẽ được điều chỉnh để đảm bảo rằng chúng được sử dụng hữu ích. Quá trình theo dõi các cam kết này được thực hiện minh bạch. Mỗi thành viên trong nhóm phải tạo ra các tín hiệu rất rõ ràng cho mọi người rằng họ đang làm việc đối với OKRs của họ. Cho dù điều này được thực hiện thông qua Google Sheet hoặc một phần mềm OKRs như VNOKRs, việc chia sẻ tiến trình OKRs nên được công khai mỗi tháng. Bạn cũng có thể cho in OKRs ra giấy và đăng chúng lên khắp các bức tường văn phòng. Điều đó sẽ tạo ra tính minh bạch và cam kết chính là hệ quả của việc đó.

4. Tracking – Theo dõi: Theo dõi OKRs từ đầu ra đến kết quả là lý do tại sao quản lý theo mục tiêu rất phổ biến với các công ty hàng đầu. Mọi OKRs sẽ có thể được theo dõi thông qua các số liệu đã được thiết lập. Và trong khi OKRs đòi hỏi phải theo dõi hàng ngày, thì việc kiểm tra thường xuyên, tốt nhất là hàng tuần, là rất cần thiết để ngăn chặn tình trạng công việc không đạt được (trượt khỏi đưởng ray). Điểm số OKRs là cách rất tốt để mỗi cá nhân biết rằng mình có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu này hay không? Tại sao có, tại sao không?

5. Stretching – Kéo dài: một khi tổ chức của bạn đã biết cách tập trung, cam kết vào những điều quan trọng, cả đội ngũ đã liên kết chặt chẽ và sử dụng các nguồn lực hợp lý, đã đến lúc bạn nên sử dụng lợi ích sau cùng của OKRs là “kéo dài”. Như John Doerr nói, Larry Page của Google là cao tăng của các mục tiêu tham vọng. Anh ấy nói, “Tôi phải có mục tiêu là lên Sao Hỏa, và nếu chúng ta rơi xuống, chúng ta ít nhất sẽ đến được mặt trăng”. OKRs vốn mang trong mình triết lý thúc đẩy các tổ chức cố gắng hơn nữa, để phát triển hơn một chút so với những gì họ nghĩ là có thể.

F.A.C.T.S. là lý do tại sao rất nhiều công ty sử dụng hệ thống OKRs. Những lợi ích của sự tập trung, liên kết, cam kết, theo dõi và kéo dài đã được chứng minh là vô giá đối với rất nhiều người.

Ngoài ra, bạn có thể xem xét tới một số lợi ích phổ biến khác được các chuyên gia đánh giá cao:

Động lực: Việc tạo ra các mục tiêu rõ ràng, công khai từ công ty, nhóm và mỗi cá nhân sẽ giúp tạo ra động lực tăng thêm đáng kể (theo nghiên cứu của Harvard Business Review)

Kỷ luật: OKRs không chỉ tạo ra sự chủ động, cam kết. Với hình thức Check-in mỗi tuần, chúng ta sẽ chứng kiến một tinh thần kỷ rộng khắp công ty. Không một ai sẽ bị bỏ rơi lại hoặc cố tình đi chậm lại trên cả hành trình hướng tới mục tiêu, bởi bạn luôn cần kiểm tra, theo dõi tiến độ công việc với cấp trên, cấp dưới và những người có liên kết chéo với bạn.

Tiến bộ: bởi OKRs được theo dõi thường xuyên, các vấn đề sẽ liên tục “lộ ra” và thúc đẩy các cá nhân, cả tổ chức cùng chung tay để giải quyết các trở ngại. Quy trình sẽ được tối ưu liên tục, các vấn đề cũng được giải quyết liên tục. Và kết quả là bộ máy ngày càng hoàn thiện.

Nhanh nhẹn: chu kỳ OKRs thường là 1 quý, chu kỳ ngắn cho phép điều chỉnh nhanh hơn và thích ứng tốt hơn để thay đổi, tăng sự đổi mới, giảm rủi ro và lãng phí. Sự đơn giản OKRs giúp quá trình thiết lập mục tiêu nhanh hơn và dễ dàng hơn, giảm đáng kể thời gian và tài nguyên dành cho việc đặt mục tiêu.

Sự hợp tác: Tính minh bạch và đơn giản cho phép nhóm hiểu được các mục tiêu và ưu tiên của tổ chức cũng như cách mỗi cá nhân có thể đóng góp. Việc sử dụng OKRs được chia sẻ giúp cải thiện sự hợp tác giữa các nhóm khác nhau, giải quyết sự xung đột, phụ thuộc lẫn nhau và thống nhất các công việc.

Tự chủ và trách nhiệm: Các nhóm nhận được một hướng đi rõ ràng và được tự do lựa chọn cách đạt được OKRs của mình. Họ trở nên có trách nhiệm với các mục tiêu của mình, với các tiêu chí thành công rõ ràng được cả công ty biết đến, tạo ra các nghĩa vụ lẫn nhau.

Xem thêm thực tế lợi ích OKRs khi triển khai tại doanh nghiệp SEONGON sau 3 chu kỳ liên tiếp: